ISO 14001: van implementatie tot certificatie

Het behalen van een certificaat na een audit is een geweldige start, maar het is geen eindstation. Wat staat je te wachten wanneer je besluit de milieumanagement norm te implementeren en wanneer je het certificaat hebt behaald? Deze blog geeft antwoord op de meeste belangrijke stappen in de cyclus; wie, wat, waar, wanneer, waarom en hoe, met tot slot een korte uitleg over de certificatiecyclus.

Wie?

Wie gaat het managementsysteem opzetten in de organisatie? Het implementeren van ISO-managementsystemen is een specialistisch vakgebied. Zonder de juiste kennis is het lastig om normen conform de eisen te implementeren. Gelukkig zijn er veel tools die je kunnen helpen om het zelf op te pakken in de organisatie. Wanneer het systeem door een organisatie zelf wordt geïmplementeerd is er een verantwoordelijke nodig die competent is en hier de benodigde tijd voor krijgt. Afhankelijk van de grootte van het bedrijf kan dit een aangestelde KAM coördinator zijn en/of een KAM team. Is hier geen ruimte voor in de organisatie dan kan ook externe hulp ingeschakeld worden, van een certificatiespecialist.

Tip: kies bij de start ook alvast een Certificerende Instelling (CI) door wie jij het systeem wil laten auditen. Zo voorkom je stress op het laatste moment en kun je tijdig een audit inplannen.

Wat?

Het is van belang om te bepalen wat er geïmplementeerd gaat worden. Wil een bedrijf alleen ISO 14001 certificering of worden ook andere normen meegenomen in de implementatie? Mocht de wens er zijn meerdere normen te certificeren dan is het aan te raden dit (afhankelijk van de type norm) tegelijk te doen. Dit werkt vaak efficiënter.

Waar?

Waar vindt de certificatie plaats? Vaak is dit het gehele bedrijf. Toch kun je ook ervoor kiezen om bepaalde adressen te certificeren. Bij een internationaal bedrijf kun je kiezen voor bepaalde vestigingen in specifieke landen. Maak hier een bewuste en weloverwogen keuze in. Let er hierbij wel op dat het voor de klant duidelijk moet zijn en er transparant gecommuniceerd moet worden wanneer er uitzonderingen worden gemaakt op waar het certificaat voor geldt.

Wanneer?

Welke deadline heeft het bedrijf gesteld voor het behalen van het certificaat? Vaak hangt dit samen met de reden waarom je wil gaan certificeren. Wanneer je mee wil doen aan een aanbesteding kan er een harde deadline zijn. Als je meer geleidelijk wil implementeren kan een langere looptijd prettig zijn. Hoelang het duurt voordat er een goed systeem is neergezet verschilt per bedrijf. Dit is afhankelijk van bijvoorbeeld de grootte van een bedrijf, hoe goed de processen al lopen, in hoeverre milieumanagement al is geïntegreerd en hoeveel aandacht er al werd besteed aan bijvoorbeeld milieuwet- en regelgeving. Wanneer een goed systeem staat is het belangrijk om dit ook goed te implementeren in de organisatie, zodat iedereen volgens de werkwijze werkt. De richtlijn hiervoor is ongeveer drie maanden. Het is in ieder geval aan te raden te bepalen wanneer je over wil gaan op certificeren, dit helpt om gemakkelijker het doel te behalen en de implementatie niet te laten versloffen.

Tip: Plan alvast een eerste externe audit in, ook wel de certificatie audit genoemd. Doe dit ruim van tevoren, zodat je zeker weet dat het past in de planning van de CI.

Waarom?

De beweegredenen om een ISO 14001 milieumanagementsysteem te implementeren zijn divers. Buiten het feit dat de organisatie met een ISO 14001 certificaat voldoet aan milieuwet- en regelgeving, kan het implementeren van de ISO 14001 kosten besparen (denk aan besparing op energie bijvoorbeeld) en het het milieu verbeteren. Ook kan het ervoor zorgen dat je mee kunt doen aan aanbestedingen of je voldoet aan de eisen van de klant.

Hoe?

Het is van belang om te bepalen hoe het milieumanagementsysteem geïmplementeerd gaat worden. Zijn er al andere normen ingericht in de organisatie? Dat biedt een mooie basisstructuur voor de ISO 14001. Dit komt door de High Level Structure (HLS), de basisstructuur waarin normen zoals de ISO 9001, 14001, 45001 en 27001 zijn opgesteld. Hiermee hebben de verschillende normen dezelfde structuur en hoofdstukken, waardoor een integratie van de verschillende normen makkelijker is. Zijn er nog geen andere normen geïmplementeerd dan is het belangrijk om te bepalen hoe dit opgezet gaat worden. Dan is het des te belangrijker om te bepalen ‘wie’ de implementatie gaat oppakken en met welke ‘middelen’ (kennis, systemen, tijd, budget, advies etc.). Let er ook dat

Tip: Bepaal ook alvast hoe je het systeem wil gaan onderhouden en door wie, zodat dit goed geborgd is in de organisatie.

Klaar voor de ISO 14001 certificering?

Plan na implementatie een interne audit in. Dit kun je zien als een generale repetitie, waarin je controleert of de organisatie voldoet aan alle eisen en klaar is voor de externe audit. Het is een extra check op hoe het systeem functioneert, dus doe dit in ieder geval een maand voorafgaande aan de externe audit om eventuele wijzigingen door te kunnen voeren.

Na een periode van veranderingen en verbeteringen in de organisatie komt het moment dat het bedrijf verwacht te voldoen aan alle eisen conform de eisen. Dit is de start van een driejaren-cyclus:

• Certificatie audit: deze bestaat uit een fase 1 audit (check op beschikbare informatie en inventarisatie van audit onderdelen) en fase 2 audit (beoordeling op totale managementsysteem). Na een positieve beoordeling wordt er een certificaat uitgegeven die drie jaar geldig is.
• 1^e controle audit: een jaar later worden een controle audit gedaan, waarin een aantal verplichte onderdelen worden beoordeeld. Na een positieve controle audit blijft het certificaat behouden.
• 2^e controle audit: een jaar later worden een controle audit gedaan, waarin een aantal verplichte onderdelen worden beoordeeld. Bepaalde onderdelen die het jaar ervoor niet zijn meegenomen worden nu wel meegenomen. Na een positieve controle audit blijft het certificaat behouden.
• Her-certificatie-audit: Het vorige certificaat vervalt en er wordt een nieuwe toetsing gedaan. De cyclus van drie jaar start opnieuw.

Tussen de audits door zit je natuurlijk niet stil. Het managementsysteem moet continu onderhouden blijven en ontwikkelen. Het is van belang dat er continu wordt gewerkt aan het verbeteren van bijvoorbeeld het milieubeleid, doelstellingen worden behaald en milieuwet- en regelgeving worden nageleefd.

Kortom, het implementeren van een ISO 14001 milieumanagementsysteem vereist wel een professionele aanpak om de implementatie te laten slagen en het certificaat te behouden, maar biedt enorm veel voordelen.